Reisekosten zu Projektbesprechungen mit SHB-Betreuern werden nicht erstattet.
Reisekosten von Unternehmensbetreuern zur Abschlussprüfung werden nicht erstattet.

Fahrtkosten

Für Reisen zwischen Projekt- und Seminarort wird eine Kilometerpauschale von 0,20 € je gefahrenem Kilometer erstattet. Hierbei gilt die kürzeste Verbindung gemäß Google-Maps. Reisestart ist immer das Projektunternehmen (erste Tätigkeitsstätte).
Ausnahme: Sofern der Wohnort dem Seminarort entspricht ist der Reisestart der Wohnort und nicht der Projektort.
Für mitfahrende Personen kann keine zusätzliche Pauschale abgerechnet werden.
Wird am Seminarort übernachtet, darf für jeden Seminarblock die Hin- und Rückreise nur einmalig abgerechnet werden.
Bei täglicher Anreise zum Seminarort darf die Hin- und Rückreise täglich abgerechnet werden.

Reisekosten / Auslagenersatz

Kosten für öffentliche Verkehrsmittel an den Seminarorten sind von den Teilnehmern selbst zu zahlen. Bisher konnten alle Teilnehmer für öffentliche Verkehrsmittel ein Ausbildungsticket beantragen. Entsprechende Formulare können bei den Städten an der jeweiligen Ausgabestelle der Verkehrsbetriebe besorgt werden

Bei der Abrechnung von Reisekosten gemäß Beleg sind folgende Punkte zu beachten:

Alle Belege müssen im Original vorhanden sein (keine Kopien).
- Bei Belegen in Fremdwährung muss der Umrechnungskurs belegt werden, z.B. Ausdruck aus www.oanda.com.
- Die Umrechnung muss immer zum Buchungsdatum erfolgen. Alternativ kann ein Kontoauszug der Kontobelastung als Nachweis beigefügt werden.
- Zusätzlich muss jeder Beleg, der nicht in Deutsch oder Englisch ausgestellt ist, erläutert bzw. übersetzt werden.
Alle Rechnungen müssen auf den Rechnungsempfänger wie im Reisekostenformular angegeben ausgestellt sein. Andernfalls können die Auslagen nur netto erstattet werden.
Folgende Punkte sind bei Hotelrechnungen zusätzlich zu beachten:
- Angabe der übernachtenden Person
- Ist auf einer Hotelrechnung Frühstück ausgewiesen und wird im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet, so muss dieses versteuert werden. Dabei ist es nicht wichtig, dass explizit „Frühstück“ auf der Rechnung steht, die erhöhte Steuer ist Beweis genug.
  - Teilnehmern im Fellowshipmodell hier erfolgt die Versteuerung auf Basis des Sachbezugswertes für Frühstück von 1,87 € mit einer der nachfolgenden Gehaltsabrechnungen.
  - Teilnehmer im PEP-Modell müssen den geldwerten Vorteil als zusätzliche Einnahme zum Einkommen in ihrer privaten Einkommensteuererklärung angeben.

Reisekostenerstattung Inland

Übernachtungskosten werden pro Tag eines Seminarblockes erstattet, d.h. für jeden Seminartag sowie für alle dazwischenliegenden Wochenenden, falls ein Seminar über mehrere Wochen andauert. Dabei werden Vor-Übernachtungen pro Seminarblock übernommen (d.h. Anreise am Abend vor Seminarstart). Es kann zwischen der Abrechnung ohne und mit Beleg gewählt werden:

Variante 1: Abrechnung ohne Beleg

Die Studierenden im Fellowshipmodell können während der Seminarphasen über die studienbezogene Reisekostenabrechnung folgende Tagessätze abrechnen:

Der Tagessatz beträgt 34,-€ für den An- und Abreisetag im Inland.
Der Tagessatz beträgt 48,-€ pro vollem Präsenztag im Inland.
Die Tagessätze setzen sich aus den gesetzlichen Verpflegungs-und Übernachtungspauschalen im Inland zusammen und können ohne Nachweis steuerfrei ausgezahlt werden und dürfen nur dann in Anspruch genommen werden, wenn der Wohnort nicht dem Seminarort entspricht bzw. wenn der Wohnort weiter als 50 km vom Seminarort entfernt ist.

Variante 2: Abrechnung mit Beleg

Alternativ kann auch die Rechnung der Unterkunft eingereicht werden.

Die Rechnung wird maximal bis zu einem Tageshöchstbetrag von 75,-€ erstattet (d.h. sollte der Rechnungsbetrag höher als 75,-€ pro Tag sein, dann erstatten wir nur 75,-€ pro Tag, sollte der Rechnungsbetrag kleiner als 75,-€ pro Tag sein, dann erstatten wir nur den Betrag der Rechnung). Sollten die Preise pro Tag innerhalb einer Rechnung variieren, dann legen wir den Durchschnittswert zugrunde. Aus gesetzlichen Gründen darf aber kein höherer Betrag erstattet werden, als die Rechnung insgesamt ausweist.
Sollten sich mehrere Teilnehmer eine Unterkunft teilen, muss einer der Teilnehmer das Original der Rechnung an uns senden. Alle anderen Teilnehmer reichen eine Kopie zur Abrechnung ein. Jeder Teilnehmer rechnet in seiner Reisekostenabrechnung seinen Anteil an der Gesamtrechnung ab. Um die Korrektheit der Abrechnung sicherzustellen, kann in diesem Fall eine Auszahlung erst dann stattfinden, sobald uns die Reisekostenabrechnungen aller Teilnehmer vorliegen.

Reisekostenerstattung Ausland

Flüge und Unterbringung für die in dem Seminarplan vorgesehenen Auslandsaufenthalte werden als Gruppenbuchungen organisiert und finanziert.
Wird von der Gruppenbuchung abgewichen, ist die gesamte Organisation der Anreise, Abreise, Zwischenflüge und Transfer (Bus, Zug usw.) zum Seminarort im Ausland durch den Teilnehmer (Selbstbucher) selbst zu übernehmen. Der Rechnungsbetrag wird hier maximal in Höhe eines festgelegten Höchstbetrages erstattet. Falls durch nicht vorhergesehene Umstände zusätzliche Kosten verursacht werden, so liegt dieser Sachverhalt komplett in der Verantwortung des Selbstbuchenden. Falls die Reise aus Gründen, die SCMT nicht zu vertreten hat, nicht angetreten wird, so ist der ausgezahlte Pauschalbetrag wieder zurückzuzahlen.
Wenn man den Gruppenflug in Anspruch nimmt, kann keine Pauschale abgerechnet werden und somit können auch keine zusätzlichen Kosten separat erstattet werden.
WICHTIG: Wird der Auslandsaufenthalt mit privaten Reisetagen gekoppelt, so ist als Reisezeitraum immer die gesamte Reisezeit, gemäß Ticket, anzugeben!
Eine Auszahlung kann somit erst erfolgen, sobald die Rechnung für den Gruppenflug vorliegt .
Für die Auslandsaufenthalte werden keine Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen erstattet.