ANÜ´s bei der Daimler AG

• Gegenüber SCMT dürfen nur Verpflegungsmehraufwendungen abgerechnet werden.

• Alle weiteren Buchungen wie z.B. Hotel, Zug, Flug etc. sind über die Daimler AG zu buchen. Sollte dies in Ausnahmefällen nicht möglich sein, so sind alle Rechnungen auf die Daimler AG ausstellen zulassen.

• Die Übernahme von zusätzlichen Kosten, welche nicht im Voraus gebucht werden können, wie z.B. Taxibelege müssen vorab vom Fachbereich schriftlich bestätigt und an SCMT weitergeleitet werden.

Fahrtkosten

• Bei km-Abrechnungen dürfen maximal 0,30 € je gefahrenem Kilometer abgerechnet werden.

• Für mitfahrende Personen kann keine zusätzliche Pauschale abgerechnet werden.

Reisekosten / Auslagenersatz

Bei der Abrechnung von Reisekosten gemäß Beleg sind folgende Punkte zu beachten:

• Der Rechnungsempfänger muss die SCMT GmbH sein. Andernfalls können die Auslagen nur netto erstattet werden.

• Alle Belege müssen im Original vorhanden sein (keine Kopien).

• Tankbelege dürfen nur mit einer dazugehörigen Mietwagenrechnung eingereicht werden. Ansonsten sind km-Pauschalen abzurechnen.

• Parkgebühren können zusätzlich zum Kilometergeld abgerechnet werden.

• Vignetten dürfen nicht abgerechnet werden, da diese bereits mit der Kilometerpauschale abgegolten sind.

• Hotelrechnungen:

  • Angabe der übernachtenden Person

  • Ist auf einer Hotelrechnung Frühstück ausgewiesen, dann muss dieser Betrag von der Hotelrechnung abgezogen werden. Dabei ist es nicht wichtig, dass explizit „Frühstück“ auf der Rechnung steht, die erhöhte Steuer ist Beweis genug. Wird der Betrag für Frühstück nicht von der Hotelrechnung abgezogen, so ist die Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen.

• Bei Belegen in Fremdwährung muss der Umrechnungskurs belegt werden, z.B. Ausdruck aus www.oanda.com.

  • Die Umrechnung muss immer zum Buchungsdatum erfolgen. Alternativ kann ein Kontoauszug der Kontobelastung als Nachweis beigefügt werden.

    • Zusätzlich muss jeder Beleg, der nicht in Deutsch oder Englisch ausgestellt ist, erläutert bzw. übersetzt werden.

• Falls in einem Restaurant mehrere Projektteilnehmer bewirtet werden, ist ein Bewirtungsbeleg einzureichen. Bei Bewirtungsbelegen sind folgende Mindestanforderungen zu erfüllen:

  • Name und Anschrift des Restaurants

  • Tag der Bewirtung

  • Bewirtete Personen sowie jeweilige Firmenzugehörigkeit („Crew“ reicht dabei nicht aus, sondern es müssen die Namen der betreffenden Personen einzeln aufgelistet werden), ggf. Visitenkarten beifügen. Bei der Auflistung der bewirteten Personen muss sich der Gastgeber selbst auch auflisten. (Der Prüfer macht den Quercheck, ob die Anzahl der Getränke bzw. Essen mit der Anzahl der bewirteten Personen übereinstimmt.)

  • Anlass der Bewirtung

  • Name, Adresse und Unterschrift des Gastgebers

  • Einzelaufstellung der Speisen und Getränke

  • Rechnungsbetrag mit MwSt-Betrag/Satz

  • Bei Bewirtung in einem Restaurant sollte man sich vom Restaurant einen “Bewirtungsbeleg“ ausstellen lassen.

• Werden Mahlzeiten an den Teilnehmer ausbezahlt (z.B. Frühstück auf einer Hotelrechnung) ohne das eine Kürzung auf der Rechnung bzw. bei der Verpflegungspauschale vorgenommen wurde, so wird bei der nächsten Gehaltsabrechnung automatisch der entsprechende geldwerte Vorteil auf Basis der aktuellen Sachbezugswerte versteuert.

• Bei allen sonstigen Belegen (z.B. Arbeitsmittel) ist zu beachten, dass daraus eine eindeutige betriebliche Notwendigkeit abzuleiten ist. Ggf. muss dies mit einer Notiz auf dem Beleg begründet werden. Geht die betriebliche Verursachung nicht aus dem Beleg hervor, so kann dieser Beleg nicht als Reisekosten- bzw. Auslagenersatz gebucht werden, sondern wird als geldwerter Vorteil verbucht. Dies hat zur Folge, dass dieser Betrag automatisch bei der nächsten Gehaltsabrechnung berücksichtigt wird.

Verpflegungsmehraufwand

• Das entsprechende Land ist im Formular explizit, mit den dazugehörigen Pauschbeträgen, einzutragen ( siehe unten V001 Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen „Reisekosten Auslandspauschalen" ).

• Eigenbewirtung darf aus steuerlichen Gründen nicht stattfinden. D.h. es dürfen keine Bewirtungsbelege (z.B. Mittagessen, Snacks, Brötchen, Getränke) abgerechnet werden, auf denen nur eine Person bewirtet wurde. In diesem Fall erfolgt eine Erstattung der Aufwendungen durch sogenannte Verpflegungspauschalen. Jeder Tag ist dabei gesondert zu betrachten.

• Für Auslandsreisen gilt:

  • Für eintägige Reisen ins Ausland sowie für Rückreisetage aus dem Ausland ins Inland gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.
    

  • Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) folgendes:

  • • Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.

    • Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.

    • Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

• Für ein Frühstück werden 20% und für ein Mittag-/Abendessen je 40% vom Tageshöchstsatz abgezogen.

Übernachtungspauschale

• Das entsprechende Land ist im Formular explizit, mit den dazugehörigen Pauschbeträgen, einzutragen ( siehe unten V001 Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen „Reisekosten Auslandspauschalen" ).

• Diese dürfen nur dann abgerechnet werden, wenn kein Hotel in Anspruch genommen wurde.